Les grandes étapes de l’élaboration d’un projet de solidarité
- 22 janvier 2016
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- Catégorie: Gestion de projets
Un projet bien ficelé constitue votre premier atout pour convaincre des partenaires. Avant de rédiger votre demande, il est donc nécessaire de prévoir un temps de concertation avec les bénéficiaires et les autres acteurs impliqués pour discuter des contours, de l’orientation ainsi que de la manière dont vous voulez présenter votre projet.
Sur quels points mettre l’accent ? Comment expliquer le fondement du projet ? À qui s’adresse-t-il et avec qui le réaliserez-vous ? À quels besoins répond-il ?
Il est également important de mettre en avant l’originalité de votre projet pour le différencier des autres projets dans le même domaine.
Posez-vous quelques questions simples pour affiner votre idée : Qui, quoi, quand, où, comment, pourquoi ?
Un bon objectif doit être SMART :
- Spécifique : un bon objectif ne correspond qu’à une seule idée. Un objectif ne peut pas à la fois concerner la nutrition et l’alphabétisation. Choisissez ce sur quoi vous allez agir, améliorer la condition des femmes est un objectif général, leur apprendre à lire est un objectif spécifique.
- Acceptable : un bon objectif est facilement atteignable et pas trop ambitieux (on ne pourra pas fournir l’accès à l’eau à tous les habitants d’une grande ville, mais seulement à 500 ménages d’un quartier périphérique).
Réaliste : un bon objectif nécessite des moyens disponibles sur place (si, par exemple, vous voulez former des femmes en informatique, êtes-vous sûr que le village a accès à l’électricité ?).
- Mesurable : un bon objectif est chiffré afin d’en permettre le suivi et l’évaluation (300 femmes alphabétisées, 1 000 personnes qui ont accès à l’eau potable).
- Réaliste : un bon objectif nécessite des moyens disponibles sur place (si, par exemple, vous voulez former des femmes en informatique, êtes-vous sûr que le village a accès à l’électricité ?).
- Temporel : un bon objectif est inscrit dans le temps et il pourra être atteint au terme du projet (un projet de formation de jeunes filles en coiffure étalé sur 1 an leur permettra d’acquérir suffisamment de savoir-faire pour trouver un emploi dans un salon de coiffure).
Définir les résultats et les activités
Une fois que l’objectif du projet potentiel a été défini, les résultats et activités attendus doivent être déterminés. Cette étape définit le changement que vous voulez observer. En effet, en définissant les résultats et les activités attendus, vous établissez un cadre pour votre intervention et les changements que vous souhaitez observer à la fin du projet.
Quels résultats ?
En utilisant l’approche de gestion axée sur les résultats et la chaîne des résultats, nous distinguons quatre types de résultats. Selon la phase de réponse, ils sont utilisés différemment :
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Résultat |
Définition | Exemple |
| Résultat intermédiaire | Changement positif et à court terme pour les bénéficiaires résultant de la disponibilité et del’utilisation d’une certaine prestation. L’utilisation des prestations est un prérequis pour atteindre les résultats. | À la fin du projet, 3500 enfants affectés par la crise centrafricaine ont renforcé leur résilience grâce à la fourni- ture d’un soutien psychosocial, de services éducatifs et d’un conseil juridique. |
| Résultat final | Changements comportementaux,institutionnels et sociaux observables. Les objectifs du projet ou du programme sont formulés au niveau du résultat. Ils décrivent les avantages directs à moyen terme produits par l’utilisation des prestations. Ils indiquent les résultats positifs prévus par le projet ou le programme . |
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| Impact | Résultats à long terme, positifs et négatifs, primaires et secondaires produits par un projet ou un programme. L’impact décrit les changements à long terme qui interviennent au-delà̀ des avantages directs d’un projet ou d’un programme. Il dépend généralement des interactions entre un grand nombre d’acteurs et de facteurs externes. | À la fin décembre 2025, 15 000 enfants et leurs familles ont accès à des services et mécanismes à base communautaire renforcés pour la protection de l’enfance dans les gouvernorats de Bossangoua, de Bouar. |
Quelles sont les activités ?
Les activités sont des tâches menées ou travaux entrepris afin d’atteindre des prestations/outputs, des résultats et, par extension, l’objectif du projet prévu (Exemple : l’ « organisation d’une réunion communautaire », la « distribution de kits d’hygiène », la « mise en place d’un espace adapté aux enfants »).
Ce que nous appelons actions est un ensemble d’activités qui mènent vers le même résultat.
Les activités à mettre en œuvre pendant la période d’exécution du projet doivent être clairement listées et définies lors de la planification stratégique.
Selon la situation, les activités sont présentées dans le cadre logique, dans la partie narrative du docu- ment de projet ou dans le chronogramme d’activités.
Définir les risques et les hypothèses
Un risque est un facteur qui pourrait influencer négativement l’atteinte des résultats d’un projet. Nous mettons l’accent sur les risques externes, c’est à dire ceux qui sont dus à des circonstances ou évènements sur lesquels nous n’avons peu ou pas d’influence. Nous considérons une multiplicité́ de risques, principalement ceux liés à l’infrastructure, l’économie, la législation, les règlementations, la politique, les marchés, les catastrophes et la sécurité. Par exemple : « Les conditions de sécurité́ s’aggravent ».
La différence entre une hypothèse et un risque réside dans le fait qu’un risque est une déclaration négative sur ce qui pourrait mal tourner alors qu’une hypothèse est une déclaration positive sur les conditions et les facteurs déjà̀ en place pour obtenir les résultats attendus.
Les hypothèses doivent être suivies tout au long de l’intervention afin de soutenir une prise de décision appropriée et opportune.
Définir les indicateurs et les moyens de vérification
Cette étape consiste à identifier les outils. En effet, les indicateurs et les moyens de vérification sont des outils qui vous permettent de suivre, de contrôler et d’évaluer votre intervention.
Un indicateur est un facteur ou une variable de nature qualitative ou quantitative qui constitue un moyen simple et fiable de mesurer ou au moins de décrire précisément les changements liés à une intervention.
Les informations recueillies sur les indicateurs sont utilisées pour évaluer les progrès accomplis et guider la prise de décisions au cours de la mise en œuvre, du monitoring et de l’évaluation de l’intervention. Un indicateur est toujours lié à un objectif ou un résultat.
On les appelle « indicateurs » parce qu’ils indiquent si un résultat a été atteint, plutôt que d’être un élément de preuve en tant que tel. Les indicateurs permettent de parvenir à une compréhension commune et à un consensus sur la manière dont les changements sont saisis et reflétés à différents niveaux.
Assurez-vous d’avoir une idée claire des changements précis que l’intervention vise à apporter. La définition de bons indicateurs commence par la formulation de bons objectifs et de résultats attendus, sur lesquels tout le monde s’accorde.
Il existe différents niveaux d’indicateurs
Indicateurs de contexte : ils évaluent le contexte environnemental, économique, social et sécuritaire afin de suivre tout changement, en particulier si cela influe sur les risques et les hypothèses.
Indicateurs de ressource : ils suivent l’utilisation des ressources matérielles, financières et humaines.
Indicateurs d’activité : ils reflètent ce qui est réalisé.
Indicateurs de processus : ils évaluent les moyens ou les méthodes pour atteindre les résultats souhaités, indiquent la qualité́ de l’intervention.
Indicateurs de prestation/output : ils mesurent la quantité de biens ou de services produits.
Il s’agit de l’effet immédiat d’une activité, de produits tangibles, de biens et de services ou de changements immédiats qui peuvent mener à l’atteinte des résultats.
Indicateurs de résultat : ils évaluent les avantages obtenus pour le ou les groupes cibles, les effets à moyen terme d’une intervention grâce à la fourniture de biens et de services (changement à long terme).
Indicateurs d’impact : ils évaluent les conséquences du programme ; le changement à long terme des conditions de vie de la communauté ; les effets à long terme primaires et secondaires, directs et indirects, positifs et négatifs.
Formulation des indicateurs
La valeur-cible de l’indicateur peut être exprimée en valeur absolue ou en pourcentage. Exemple : 60 % des enfants pris en charge ont été réintégrés dans leur famille ».
Il est souvent expliqué qu’un indicateur n’est rien d’autre qu’une unité de mesure. Par conséquent, il ne possède pas de valeur cible avant que les informations (exemple : celles tirées de la phase d’analyse de situation) puissent être analysées pour fixer un objectif réaliste (à l’aide d’une étude de référence, par exemple). Exemple : % des enfants pris en charge ayant réintégré leur famille.
Gardez les choses simples et utilisez votre bon sens
a) Si le bailleur a été identifié, vérifiez sa formulation préférée de l’indicateur et utilisez-la.
b) Si le bailleur n’a pas été identifié, choisissez de définir l’indicateur par vous-même, sauf si vous ne disposez pas de données de référence.
Les moyens de vérification sont les façons de recueillir des informations sur les indicateurs pour suivre et évaluer l’avancement de l’intervention.
Exemples de moyens de vérification :
Enquêtes / groupes de discussion / rapports d’entretiens individuels, etc. ;
Rapports de mécanismes de plaintes et feed-back ;
Rapports d’activité́ ;
Données comptables, factures, etc.
Planification opérationnelle
La planification opérationnelle est le processus consistant à déterminer comment les objectifs définis durant la planification stratégique seront atteints « sur le terrain ».
La planification opérationnelle couvre la mise en œuvre de l’intervention une fois que la planification stratégique a été achevée. En effet, afin de traduire les objectifs stratégiques en résultats pratiques, il faut planifier les actions requises (chronogramme d’activités), identifier les personnes chargées du travail (organigramme) et détailler les coûts et le financement des actions (budget).
Le chronogramme d’activités
Également appelé le calendrier d’activités ou diagramme de Gantt, le chronogramme d’activités analyse et présente les activités du projet ou du programme sous forme de graphique. Il consiste en un calendrier du projet et une définition détaillée des ressources (humaines, matérielles et financières) nécessaires pour mener à bien le projet. Il peut être utilisé pour vérifier si la planification stratégique est en accord avec les moyens à disposition. Ne sous-estimez pas l’importance d’un bon chronogramme d’activités, car il pourra servir ultérieurement de base aux activités de monitoring.
Le budget
Le budget est le plan financier d’une intervention. La règle de base consiste à s’assurer que le budget reflète toutes les ressources et tous les frais nécessaires pour chaque activité́ identifiée. Le budget est une composante clé d’un bon processus de planification.
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